Informuje się, że w Urzędzie Miasta Mikołów rozmowy telefoniczne przychodzące są nagrywane.

W związku z powyższym, na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO” – informujemy, że:

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem systemu nagrywania rozmów telefonicznych jest Urząd Miasta Mikołów z siedzibą pod adresem: Rynek 16, 43 – 190 Mikołów,  reprezentowany przez Burmistrza Mikołowa.
  2. W związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych dochodzi do przetwarzania, a w szczególności do utrwalenia na nośniku pamięci urządzenia rejestrującego centrali telefonicznej Urzędu danych osobowych rozmówców, przede wszystkim w zakresie takich rodzajów danych osobowych jak: dane dotyczące tożsamości rozmówców – w szczególności imię i nazwisko, a w przypadku pracowników Urzędu także ich stanowisko służbowe, ewentualnie inne dane potwierdzające tożsamość rozmówcy (np. adres zamieszkania), dane kontaktowe (nr telefonu), treść rozmowy, w tym głos rozmówców.
  3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych i realizacją praw z tym związanych albo pisemnie na adres siedziby Urzędu wskazany w pkt 1, albo osobiście w w/w siedzibie Urzędu Miasta Mikołów, albo telefonicznie pod nr tel. 32-324-84-22, albo poprzez pocztę elektroniczną na adres: grzegorz.szymanski@mikolow.eu.
  4. Rejestracja rozmów telefonicznych dokonywana jest w celu:
  • monitorowania pracowników Urzędu w zakresie właściwego użytkowania udostępnionych im narzędzi pracy (telefonu służbowego),
  • ochrony prawnie uzasadnionego interesu Urzędu polegającego na dbałości o zapewnienie wysokiej jakości obsługi telefonicznej realizowanej przez pracowników,
  • zabezpieczenia interesu prawnego Urzędu, pracowników Urzędu albo osób prowadzących rozmowę telefoniczną z pracownikiem Urzędu na wypadek potrzeby wykazania faktów potwierdzonych rozmową telefoniczną, w tym faktów związanych z jakością obsługi telefonicznej lub kierowaniem w czasie rozmowy telefonicznej gróźb, skarg lub pomówień – na potrzeby dochodzenia roszczeń lub praw i koniecznego zabezpieczenia materiału dowodowego w powyższym zakresie.
  1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie rejestracji rozmów telefonicznych są następujące przepisy:
  • w odniesieniu do pracowników Urzędu – przepis art. 223 w zw. z art. 222 Kodeksu pracy, na podstawie którego pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy różne formy monitoringu, do których zalicza się również nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników wykonywanych z telefonów służbowych w czasie godzin pracy,
  • w odniesieniu do wszystkich rozmówców – przepis art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, iż przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w pkt 2 jest niezbędne dla realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora określonych w pkt 4 lit. b) i c),
  • w odniesieniu do osób dzwoniących do Urzędu – przepis art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, co oznacza, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (osoba dzwoniąca jest informowana o nagrywaniu rozmów, wobec czego kontynuowanie rozmowy jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nagrywanie).
  1. Odbiorcami nagrań rozmów telefonicznych (tj. podmiotami lub osobami, którym mogą one zostać przez Administratora ujawnione) mogą być:
  • pracownicy Urzędu upoważnieni przez Administratora do dostępu do treści zarejestrowanych rozmów telefonicznych, w tym ich odsłuchiwania i ich zabezpieczania poprzez ich zapisanie na zewnętrznym nośniku pamięci na polecenie Burmistrza Mikołowa i wyłącznie dla realizacji celów określonych w pkt 4,
  • podmioty uprawnione do uzyskania w/w nagrań na podstawie przepisów prawa – w szczególności podmioty prowadzące postępowania na potrzeby, których zabezpieczono nagrania rozmów.
  1. Nagrania rozmów telefonicznych przechowywane są w pamięci urządzenia rejestrującego zależnie od wielkości zapisanych danych i pojemności pamięci w/w urządzenia do czasu nadpisania danych i z zachowaniem wymogu, aby czas ten nie przekraczał 3 miesięcy od daty nagrania.
  2. Na zasadach określonych przepisami RODO osoby, których dane dotyczą (których dotyczy nagranie rozmowy telefonicznej dokonane przez Urząd) mają prawo do żądania od Administratora: dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe, usunięcia danych, które są przetwarzane niezgodnie z prawem albo nie są niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 4, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (wstrzymania operacji na danych stosownie do złożonego wniosku) albo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ich dotyczących.
    Zakres każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów z zakresu ochrony danych osobowych (RODO i przepisów krajowych). To, z którego uprawnienia będzie można skorzystać zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych i będzie przedmiotem rozstrzygnięcia przez Administratora w ramach rozpatrywania ewentualnego wniosku o skorzystanie z któregoś z w/w praw.
  3. W razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych w zakresie rejestracji rozmów telefonicznych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,00-193 Warszawa, tel.: 22-531-03-00).