Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Stanu Cywilnego w Mikołowie
ul. Karola Miarki 15, pokój nr 8
tel. 32 32 48 450, fax 32 22 62 013
e-mail: usc@mikolow.eu

Godziny urzędowania

poniedziałek od 730 do 1700
od wtorku do czwartku od 730 do 1530
piątek od 730 do 1400

Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę

Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
W sprawie transkrypcji wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.
Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo i do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy. Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Informacje

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
Dokonując transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego, który dotyczy obywatela polskiego posługującego się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje na wniosek osoby, której akt dotyczy pisownię danych zawartych w zagranicznym akcie stanu cywilnego do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie zawiera oświadczenia o nazwiskach małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Akt po dokonaniu transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli osoba posiada sporządzone w Rzeczypospolitej Polskiej akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze.

Opłaty

Opłata skarbowa

  • za odpis zupełny aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji - 50 zł,
  • za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku sprostowania lub uzupełnienia - 39 zł,
  • od pełnomocnictwa - 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Płatności można dokonać

  • gotówką lub kartą płatniczą w Urzędzie Stanu Cywilnego,
  • przelewem na rachunek bankowy:
    Mikołowski Bank Spółdzielczy w Mikołowie
    87 8436 0003 0000 0000 0071 0325.

Termin i sposób załatwienia sprawy

Wnioski o transkrypcję aktu stanu cywilnego załatwiane są niezwłocznie. Jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego, nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.
Po transkrypcji aktu stanu cywilnego wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Tryb odwoławczy

Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji odmownej. Odwołanie wnosi się do Wojewody Śląskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który decyzję wydał.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego,
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Wymagane wnioski i dokumenty

  • wniosek,
  • dokument tożsamości do wglądu,
  • oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski,
  • dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa, jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika,
  • oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej.

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

  • tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
  • tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
  • konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

  • dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
  • dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 r.
Osoby przebywające poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej mogą skorzystać w sprawie transkrypcji aktu stanu cywilnego z pośrednictwa konsula. We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.